İkisinin Ortak Yanı
Her iki belge türü de elektronik ortamda düzenlenir ve kâğıt fatura ile aynı hukuki sonucu doğurur. Aralarındaki ayrım belgenin hukuki niteliğinden değil, kime düzenlendiğinden kaynaklanır.
Belirleyici Ölçüt: Alıcının Durumu
Ölçüt tektir: alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı mı?
- Kayıtlı ise → e-Fatura. Belge sistem üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir.
- Kayıtlı değilse → e-Arşiv Fatura. Belge alıcıya elektronik ortamda iletilir veya kâğıt çıktısı verilir.
Bu kontrol her fatura düzenlemeden önce yapılır; alıcının kayıtlı olup olmadığı zaman içinde değişebilir.
İletim ve Raporlama Farkı
e-Fatura kapalı bir sistem içinde dolaşır: gönderen ve alıcı sistemin içindedir, belge taraflar arasında doğrudan iletilir. e-Arşiv Fatura ise alıcıya sistem dışından ulaştırılır; buna karşılık düzenlenen belgeler Gelir İdaresi Başkanlığına raporlanır.
İptal ve İtiraz
e-Faturada iptal ve itiraz, sistem üzerinden belirli süreler içinde yapılır; temel senaryoda ret bildirimi mümkün değildir, ticari senaryoda ise alıcının kabul veya ret hakkı vardır. e-Arşiv Faturada iptal, raporlama öncesi ve sonrası için farklı usullere tabidir.
Her iki belgede de iptal ve itiraz sürelerinin kaçırılması, belgenin geçerli sayılması sonucunu doğurur; bu nedenle süre takibi önemlidir.
Kapsama Girme
e-Arşiv Fatura zorunluluğu, e-Fatura kapsamındaki mükellefler için doğduğu gibi, internet üzerinden satış yapanlar bakımından da ayrıca öngörülmüştür. Ayrıca belirli tutarı aşan faturaların, taraflar kapsamda olmasa dahi e-Arşiv olarak düzenlenmesi gerekebilir; bu tutar tebliğle belirlenir ve güncel değeri teyit edilmelidir.
Uygulamada Sık Yapılan Hatalar
- Alıcının kayıt durumunun fatura anında değil, dönem başında kontrol edilmesi
- Kayıtlı alıcıya e-Arşiv düzenlenmesi — belge hiç düzenlenmemiş sayılabilir
- İptal ve itiraz sürelerinin takip edilmemesi
- e-Arşiv raporlamasının atlanması