Sorunun Kaynağı: İki Farklı Veri Modeli
Ön muhasebe ve ERP programları işletmenin operasyonel diliyle çalışır: ürün, cari hesap, depo, sipariş. Muhasebe ise tekdüzen hesap planının diliyle çalışır. Aktarım, iki model arasında bir çeviri işlemidir; hataların çoğu bu çevirinin eksik tanımlanmasından doğar.
1. Hesap Eşlemesinin Eksik Kurulması
En sık ve en maliyetli hatadır. Ürün grupları, gider kalemleri ve cari hesap türleri için hangi muhasebe hesabının kullanılacağı önceden tanımlanmazsa, kayıtlar toplu hesaplara düşer ve raporlama anlamını yitirir. Eşleme tablosu bir kez kurulur, sonraki dönemlerde aynı kurallarla tekrarlanır.
2. Tarih ve Ondalık Biçimi
Kaynak programın GG.AA.YYYY, hedefin YYYY-AA-GG beklemesi
ya da ondalık ayracının nokta/virgül farkı, satırların sessizce reddedilmesine veya
tutarların bin kat sapmasına yol açar. Aktarım dosyası içe alınmadan önce birkaç satır
gözle kontrol edilmelidir.
3. Karakter Kodlaması
Dışa aktarım ile içe aktarımın kodlaması farklıysa Türkçe karakterler bozulur. Cari hesap adlarındaki bozulma, aynı müşterinin iki ayrı kayıt olarak açılmasına kadar gider. Dosyanın UTF-8 olarak üretilmesi standart çözümdür.
4. Yuvarlama Farkları
Satır bazında ve belge bazında yuvarlama farklı sonuç üretir. Çok satırlı faturalarda kuruş düzeyinde sapma oluşur. Yuvarlamanın hangi düzeyde yapılacağı aktarım kuralında sabitlenir; kalan fark ayrı bir hesapta izlenir.
5. İade, İskonto ve Tevkifat Kayıtları
İadeler bazı programlarda negatif satış satırı olarak üretilir. Bu satırlar doğrudan aktarıldığında satış hesabını azaltır; oysa muhasebede ayrı bir hesapta izlenmesi gerekebilir. Aynı durum iskonto ve tevkifatlı belgeler için de geçerlidir — bu belgeler aktarım kuralında ayrıca tanımlanmalıdır.
6. Dönemsel Mutabakatın Atlanması
Aktarım bir kez kurulduktan sonra kontrolsüz bırakılırsa, kaynak programda açılan yeni bir ürün grubu veya gider kalemi eşleme tablosunda karşılıksız kalır ve sessizce yanlış hesaba düşer. Her dönem sonunda toplam tutar karşılaştırması yapılması bu sapmayı erken yakalar.